Il momento buono per cominciare a gestire il tuo patrimonio digitale? Probabilmente è adesso!
Avete mai considerato il valore aggiunto di gestire la mole voluminosa di dati che fluiscono attraverso i canali delle imprese moderne?
I metadati che vengono abbinati ai vostri Asset Digitali sono una chiave di ricerca essenziale per gestire correttamente la quantità di dati che le imprese di oggi producono.
La gestione e la catalogazione di tutti i “prodotti” digitali all’interno di un’azienda è diventato un vero e proprio obbligo per chi si occupa della salute del business e per i tecnici che lottano per definire, catalogare e risistemare i Dati all’interno di un sistema Digital Asset Management (DAM).
Nella sua forma più semplice, il sistema DAM rappresenta lo strumento essenziale per la gestione operativa e tecnologica dei beni digitali (Asset Digitali), facendo sì che essi possano essere organizzati e recuperati per il loro utilizzo e riutilizzo. Le principali funzioni di un DAM sono: l’acquisizione, la conservazione, la catalogazione, la ricerca, il reperimento e distribuzione degli Asset Digitali.
I sistemi di DAM rispondono alle esigenze degli utenti che vogliono essere in grado di trovare, acquisire e riutilizzare le risorse multimediali in diversi contesti e per scopi anche diversi da quelli originali. Il compito dei metadati all’interno di un DAM è rilevante, ma investire nella costruzione di un modello di DAM personalizzato è ancora più importante. Possedere un sistema DAM declinato secondo le proprie esigenze è un po’ come avere a disposizione un contenitore in cui inserire tutti gli Asset Digitali, che si possiedono e producono. Questi vengono descritti e catalogati in base alle attività per cui essi servono, permettendo agli utenti di cercare e recuperare le risorse necessarie per il proprio lavoro.
La catalogazione avviene attraverso i metadati collegati agli Asset Digitali, all’interno di un DAM. Proprio per questa ragione non vanno gestiti in modo isolato, ma in un ottica di sistema. Questo è molto importante poiché gli Asset Digitali costituiscono un vero e proprio patrimonio aziendale, quindi la loro catalogazione deve essere frutto della collaborazione di tutte le figure coinvolte all’interno dell’organizzazione.
Vi starete chiedendo: cosa sono esattamente i metadati? Molto semplicemente, si tratta di dati “impressi” sui file e, più in particolare, si riferiscono agli elementi descrittivi che definiscono e descrivono una risorsa digitale.
L’ente Americano NISO (National Information Standards Organization) divide i metadati in tre categorie principali:
- Metadati descrittivi come: titolo, abstract, autore e parole chiave.
- I metadati strutturali come ad esempio: il formato del file, la dimensione del file, la lunghezza del file, ecc.
- Metadati amministrativi: i più comuni sono la gestione dei diritti e le politiche di conservazione dei metadati stessi, che contengono quindi le informazioni necessarie per l’archiviazione e la conservazione di una risorsa digitale.
Quali sono i vantaggi nell’utilizzo di un DAM?
Ci sono molti vantaggi reali e tangibili, nell’utilizzo di un DAM, che possono essere immediatamente riconosciuti e recuperati dall’impresa.
Fra i principali, possiamo dire che in termini di “ricerca” e “recupero” degli Asset oltre il 40 per cento del tempo di un lavoratore è sprecato alla ricerca di elementi esistenti o per ricrearli se e quando non è stato in grado di trovare ciò che cercava. Questa perdita di tempo nella ricerca degli Asset può risultare molto costosa in termini di perdita di produttività e rendimento, ma non solo, la mancata efficienza nel reperimento delle informazioni può incidere negativamente sulla produttività aziendale e quindi influenzare pesantemente i costi nel caso di attività delegate in outsourcing.
Una buona gestione dei metadati attraverso un sistema DAM, può influire positivamente anche sui metodi di lavoro, introducendo anche la possibilità di automatizzare molti dei processi e dei flussi di lavoro utilizzati all’interno di un’azienda.
Voi avete già scoperto come gestire i vostri dati e migliorare i vostri processi?
