Project Management: I costi del Multitasking per le organizzazioni

By Daniela Samà 3 months agoNo Comments
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È molto comune trovare aziende che cercano nei propri dipendenti la capacità di fare multitasking, indicandolo nei curriculum come una skill desiderabile o premiando le persone che riescono a lavorare su più progetti contemporaneamente. Eppure sempre più studi confermano che fare multitasking fa crollare significativamente le performance e il benessere delle persone, danneggiando il business delle organizzazioni.

Un falso mito: l’efficienza del multitasking

Se lavoraste in una fabbrica, saltereste da una linea produttiva ad un’altra, sapendo che così dovreste continuare a riprogrammare le vostre macchine con il setup più adatto a quella lavorazione? È proprio quello che costringiamo il nostro cervello a fare ogni volta che passiamo da un task all’altro. Questo porta il nostro cervello a lavorare di più, aumentando il rischio di errori, riducendo la produttività, la creatività e la qualità del nostro operato e causando livelli più alti di stress.

Per di più, nonostante fare multitasking sia spesso percepito come una strategia efficiente dalle persone, in realtà persino dei salti molto brevi tra compiti diversi possono arrivare a costare alle persone fino al 40% del loro tempo produttivo.

Facendo due calcoli, stiamo parlando di fino a 16 ore alla settimana, che potremmo utilizzare per completare le nostre attività con minore pressione o che avremmo la possibilità di dedicare alla formazione, a costruire delle collaborazioni e relazioni più serene con i nostri colleghi, etc. Non fareste di tutto per riaverle indietro?

Abbandonare il Multitasking

Dal controllo delle email dei clienti agli avvisi sui nostri smartphone, dal confronto con i colleghi alle notifiche sui social network, rimanere focalizzati richiede impegno e autodisciplina.

Il richiamo del multitasking è sempre presente ed eliminarlo completamente non è né possibile, né necessario. Quello che è indispensabile fare, invece, è imparare a gestirlo, concedendoci di lavorare in multitasking quando compiamo attività semplici o ripetitive ed evitandolo del tutto durante il completamento di compiti particolarmente complessi e impegnativi.

Uno degli elementi su cui si fonda Catena Critica, il modello di Project Management che stiamo adottando, è proprio quello di dedicare una quantità significativa di ore lavorative ad attività svolte in monotasking. Quest’estate abbiamo iniziato a portare questa pratica in Hyphen-Italia. È un cambiamento che ha rivoluzionato i nostri processi interni e ci ha costretto a rivedere il nostro modo di pensare e di lavorare. Non è un percorso semplice né veloce, ma i benefici che ne stiamo ricavando ci confermano che è la strada che vogliamo continuare a percorrere

Un nuovo modello è possibile?

Fare multitasking non è una capacità ma piuttosto una cattiva abitudine che ci rende meno produttivi e mina il nostro benessere.

Non è nostra intenzione demonizzare il multitasking: cucinare mentre parlate al telefono con un amico, probabilmente non vi creerà nessun problema! Al contrario, quando affrontiamo compiti più difficili e che richiedono livelli più alti di attenzione, questa abitudine può rivelarsi molto costosa e inefficiente.

Con il livello di complessità che le organizzazioni si trovano ad affrontare oggi e il numero di stimoli da cui siamo investiti quotidianamente, indirizzare la cultura aziendale verso stili di lavoro più efficaci e procedure più salutari per le persone è una responsabilità che i Senior Manager devono avere la volontà e la forza di assumersi.

Per qualche ora al giorno spegnete le notifiche e disconnettetevi dall’email per concentrarvi su un solo compito senza distrazioni. Provate un nuovo mindset e un nuovo modello con cui organizzare il vostro lavoro e verificate anche voi i vantaggi che vi può offrire.

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